Vsebina
Tradicionalno arhiviranje papirja je bilo v veliki meri nadomeščeno ali podprto s shranjevanjem datotek v zbirkah podatkov v računalniku. Tradicionalno arhiviranje ima prednosti in slabosti. Čeprav so papirnate datoteke na dosegu roke in lahko dostopne, zajemajo tudi veliko prostora in odpadkov papirja. Ugotovitev, ali je tradicionalni sistem arhiviranja primeren za vas, je odvisna od vašega podjetja. Odvetniške pisarne in podjetja, ki imajo zdravstvene kartoteke, imajo lahko datoteke, ki se hitro spreminjajo in rastejo, zato je tradicionalna vložitev papirja edini učinkovit način za spremljanje vsakodnevnega razvoja.
Enostaven dostop
Do tradicionalne organizacije datotek je enostavno dostopati. Datoteke so fizično na osrednjem mestu. Če ne najdete ničesar, si lahko vzamete čas, da pregledate vsako datoteko, dokler ne najdete točno tistega, kar iščete. Sposobnost ogleda, dotika in branja datotek vam lahko vedno pomaga razmisliti o tem, kako inovirati vidike svojega podjetja.
Lahko razumeti
Tradicionalne sisteme arhiviranja je običajno enostavno razumeti. Arhivi so lahko organizirani na več načinov, tudi po abecedi, glede na predmet ali pristojnost, številčno, po datumu, kraju ali po pomembnosti. Tudi če sprva ne razumete sistema za arhiviranje, ki ga želite uporabiti, lahko to ugotovite tako, da preiščete arhiv in ste pozorni na opredelitev dejavnikov.
Zastarelo
Po drugi strani pa je tradicionalno arhiviranje datotek v mnogih organizacijah nadomestil računalnik. Več podjetij skenira in nalaga svoje datoteke v pisarniške računalnike. S to metodo bodo delavci lahko poiskali datoteke in jih takoj naložili s programsko opremo za iskanje podatkovnih baz, s čimer bodo prihranili čas in povečali produktivnost.
Težka zaščita
Tradicionalno arhiviranje datotek nima ustrezne zaščite. Požari ali druge naravne nesreče lahko uničijo datoteke, kar lahko povzroči izgubo posla. Varnostno kopiranje tradicionalnih datotek zahteva čas in traja ure kopiranja, označevanja in ponovnega arhiviranja.
Pomanjkanje prostora in učinkovitosti
Tradicionalna datoteka lahko uide izpod nadzora. Število datotek za organiziranje raste z vašim podjetjem; pri iskanju prostora za vse papirje lahko postane glavobol. Učinkovito arhiviranje predmetov lahko postane tudi izziv.
