Vsebina

• Odločitve
• Elementi akcije
• Zakonske zahteve
• Opredelitev sekretarja
• Slogi

Srečanja z dobro dokumentiranimi zapisniki so učinkovitejša in učinkovitejša kot brez takega zapisa. Zabeležene so odločitve in sledijo ukrepi, ki so odgovorni za njih. Opisani so bistveni elementi razprave, tako da lahko ljudje, ki se niso udeležili srečanja, zlahka ugotovijo, kaj se je zgodilo, ne da bi zapravljali čas za nova srečanja. Z ustvarjanjem minut boste svojemu ugledu dodali dobre stvari za odlične sestanke.

Izdelava zapisnikov sestankov je bolj učinkovita (Ink pero in organizatorjeva slika Kehrmanna iz Fotolia.com)

Odločitve

Vsaka oseba na sestanku bo imela svojo perspektivo o tem, kaj se je zgodilo in kaj je bilo odločeno. Pri evidentiranju teh odločitev in njihovi objavi kot del zapisnika je uradna različica odločbe, če v prihodnje obstajajo nesoglasja.

Tudi zapisovanje lahko povzroči večjo jasnost o odločitvi. Da bi zagotovili, da so zapiski točni, ko je razprava nejasna, lahko sekretar zastavi vprašanja, kot so "Torej se vsi strinjajo, da se bo izdelek začel v juliju ali avgustu?" Zato vsi udeleženci z enakim razumevanjem zapustijo sestanek.

Elementi akcije

Evidenca dogovorjenih akcijskih točk na sestanku je še posebej koristna pri skupinah, ki se redno srečujejo. S pregledom postavk iz prejšnjih srečanj je enostavno vedeti, kaj je še treba narediti. To članom ekipe daje spodbudo, da opravijo svoje naloge pred sestankom.

Zakonske zahteve

V nekaterih primerih, kot na primer za seje odbora, lahko zapisniki vsebujejo statut skupine. Lahko se štejejo za pravne dokumente za namene, kot so davki in revizije. Ta podjetja imajo običajno sekretarja, ki je odgovoren za zapisnike na vseh sestankih.

Opredelitev sekretarja

Ker so pomembne točne minute, mora imeti vsak sestanek določeno sekretarko. Popolne zapiske in tudi aktivno sodelovanje na srečanju je lahko izziv, zato je pogosto najbolje, če moderator srečanja izbere drugo osebo, ki bo zapisala dejstva. Ta zaposleni mora na jasen in jedrnat način zabeležiti odločitve, akcijske točke in razpravo o sestanku. Zelo velikih besedil ni mogoče prebrati.

Slogi

Za pisanje zapisnikov sestankov obstajajo različni slogi. Za seje sveta, kjer so te vloge pravni in uradni dokumenti, lahko zakoni narekujejo, kakšne vrste informacij bodo sporočene v besedilih. Nekatere vrste zapisnikov ne zabeležijo razprave, ki je privedla do končne odločitve o določeni zadevi.

Vendar je na poslovnih srečanjih ali projektnih skupinah običajno bolj učinkovito beleženje ključnih točk razprave. Zapis teh točk je koristen za ljudi, ki ne morejo biti prisotni ali se želijo spomniti, kaj se je prej razpravljalo, tako da se na naslednjem sestanku ne izgubi čas.