Vsebina
Receptorji so običajno prvi ljudje, ki jih vidite ob vstopu v pisarno, zaradi česar so pomemben zastopnik podjetij, v katerih delajo, in drugih strokovnjakov v pisarni. Upoštevanje poslovnega bontona je pomemben del službe receptorja, vendar številne spremembe in mnenja, ki predstavljajo dobre manire, receptorju ali nadzorniku otežujejo določitev ustreznega vedenja.
Pomembnost
Težko je preceniti pomen receptorja kot osebe, ki daje klicatelju in obiskovalcem prvi vtis. Receptor z slabimi manirami daje negativni ton pred sestankom in ne vzbuja zaupanja potencialnim strankam. Po drugi strani pa receptor, ki upošteva bonton poslovnega okolja, daje močan občutek profesionalnosti in učinkovitosti. To ne samo, da izboljša podobo podjetja za tujce, ampak tudi drugim zaposlenim pomaga, da se počutijo, kot da je njihova pisarna profesionalno mesto za delo.
Vrste
Receptorji na različne načine zastopajo svoje delodajalce. Odgovarjanje na telefonske klice in pozdravljanje obiskovalcev sta dve najpogostejši nalogi receptorjev, pri obeh pa je potreben ustrezen bonton. Pravilnik podjetja lahko od receptorjev zahteva, da pri sprejemanju klicev in pri stikih z različnimi vrstami strank na telefonu uporabljajo vnaprej določen skript. V drugih primerih smejo recepcionarji uporabljati lastno presojo pri obravnavi vsake interakcije s stranko drugače, vendar z ustrezno stopnjo formalnosti in profesionalnosti. Posamezniki, ki delajo v pisarni, včasih predajo receptorju dodatna pravila, na primer, kdaj in kako lahko recepcionar stopi v stik z njimi.
Usposabljanje
Medtem ko morajo v nekaterih pisarnah receptorji imeti srednjošolsko ali fakultetno diplomo, se večji del usposabljanja receptorjev izvaja na delovnem mestu. Receptorji lahko začnejo delati v pisarni na položaju, ki ne zahteva interakcije, bodisi kot vnos podatkov bodisi kot pisarniški asistent. Pozornost do politik podjetja in vedenja receptorjev lahko nove zaposlene usposobi za prvo delovno mesto receptorja, kar bo ustvarilo izkušnje, ki bodo koristne pri iskanju drugih služb receptorja.
Premisleki
Vsaka panoga in pisarna ima svoja pravila za bonton recepcije. Nekatere pisarne zahtevajo formalno obleko in način govora. Drugi nalagajo bolj ležerno obliko bontona, da se stranke počutijo sproščeno in dobrodošlo. Komunikacija med novo receptorko in njenimi nadzorniki je bistvenega pomena, da vsi vedo, kaj se pričakuje. Če kot receptor niste prepričani o bontonu za določeno situacijo, se vljudno opravičite in vprašajte starejšega nadzornika ali receptorja, kako bi se morali odzvati.
Nasveti
Čeprav je vsaka pisarna drugačna, lahko receptorji še vedno koristijo iste nasvete. Biti večopravilnik je bistvenega pomena za dobro delovanje, toda ko nekdo vstopi v pisarno, mu je treba posvetiti vso pozornost. To pomeni, da klice zadržite ali jih hitro zaključite, papirje postavite na stran in vzpostavite neposreden očesni stik. Delovni prostor receptorja mora biti brez nereda, da bo videti bolj profesionalen in tudi za lažje izvajanje preprostih nalog, kot je iskanje informacij in ponujanje nekomu pisala, da izpolni obrazec. Na koncu, ko nekoga pelje v pisarno, mora receptor vedno prevzeti vodilno vlogo, da gostu zagotovi, da je njegova prisotnost dovoljena, in ga reši zadrege, ker ne ve, kam iti.
