Vsebina
Uspešni receptorji lahko obvladajo številne naloge, hkrati pa dajejo gostu podjetja, obiskovalcem in potencialnim zaposlenim pozitiven prvi vtis. Ne glede na to, ali gre za majhno podjetje ali multinacionalno korporacijo, so ustrezne organizacijske sposobnosti lahko ključ do dobrega sprejema. Dobre organizacijske ideje poenostavljajo rutinske naloge in izboljšujejo gostoljubnost.
Kratka navodila
Ustvarite hitra referenčna navodila za rutinske informacije, kot so pogosto uporabljeni telefoni, številke pisarn in razširitve. Ta vodila ločite v laminirane mape za enostavno rokovanje in hiter pregled. Hranite jih v organiziranih datotekah, medtem ko jih ne uporabljate. Razmislite o shranjevanju dodatnih kopij, če jih boste potrebovali. Vodniki vam bodo omogočili večjo učinkovitost in pospešili rutinske naloge, kot je prenos klicev.
Glavne obveznosti
Naredite seznam načrtovanih obiskov za dan, ki so organizirani po urniku. Vnesite ime osebe in obvestite o prihodu. Tako boste lahko obiskovalcem prilagodili fraze dobrodošlice. Na primer, ko pride gost, lahko rečete: "Dobrodošel gospod Smith, gospa Souza se veseli srečanja." Ta vrsta sprejema omogoča gostu, da se počuti bolj dobrodošle in lahko pomaga izboljšati rezultate srečanja. Osebno dobrodošli so še posebej koristni pri razgovorih za zaposlitev. Če se potencialni delavec počuti dobrodošel, bo za intervju bolj sproščen in bo imel ugodnejše možnosti za delo v podjetju.
Načrtovanje intervalov
Poskrbite, da imate podporo, da jo pokrijete v intervalih ali v dneh, ko ste bolni. Ustvarite beležke, ki pokrivajo osnovne dolžnosti in funkcije, ki jih lahko prenesete na vse, ki vas nadomeščajo. Ustvarite lahko sistem rotacije za začasne zamenjave med različnimi oddelki vašega podjetja. To vam bo dalo več stikov z različnimi deli podjetja, kar vam bo olajšalo obravnavo vprašanj v prihodnosti.
Scrapbooking
Ustvarite oglasno desko za podjetje, s poudarkom na pozitivnih novicah in dejavnostih podjetja. Posodobite jih, ko imate prosti čas, jih postavite v čakalnico, da bodo obiskovalci lahko videli. To bo konstruktiven način, da obiskovalci preživijo čas, medtem ko čakajo na sestanke, in jim pomagajo, da se seznanijo s podjetjem. Če ste zasedeni, lahko pozornost usmerite na druge naloge in telefonske klice, kar poveča vašo učinkovitost.
Osvežilne pijače
Osvežitev naj bo na dosegu roke. Namestite majhen hladilnik, da ohladite hladne pijače pod vašo mizo ali v čakalnici. V bližini lahko najdete posamezno jedilnico, sladkor in sladilo. Na sprejemni pult ali v skledo sladkarij postavite pladenj za peko. Ob bližnjem okrepčilu boste lahko sprejeli goste podjetja, ne da bi zapustili recepcijo.
