Vsebina

• Navodila
• Priprava
• Kako
• Kaj potrebujete

Če si vzamete nekaj časa za pisanje priročnika za usposabljanje za zaposlene, je to lahko zastrašujoča naloga. Z uporabo orodij Microsoft Word 2007 je ta postopek lažji. Preden začnete pisati, naredite nekaj načrtovanja. Odločite se, katere naloge morajo izpolnjevati vaši zaposleni in katere naloge lahko opišete, da jim pomagate. Načrtujte v kakšni situaciji boste uporabljali priročnik, ne glede na to, ali gre za osebni razred ali samostojno vodenje. Ko imate idejo o tem, kakšen priročnik potrebujete, je tukaj nekaj orodij, ki jih lahko uporabite, da bi vaša ideja postala realnost.

Navodila

Ustvarite priročnike za usposabljanje s programom Microsoft Word 2007 (Comstock Slike / Comstock / Getty Images)

Priprava

1. Z orodjem Obrobe v programu Word ustvarite seznam nalog na več ravneh, ki jih mora zaposleni naučiti. Ta postopek vam bo pomagal odločiti, kako dolgo bo vaš priročnik in bo pomagal razdeliti delovna mesta na manjše in lažje dele, ki bodo razloženi zaposlenim. Če želite uporabiti orodje obrobe v Wordu, morate začeti z praznim dokumentom in izbrati »Domov«. V skupini "Odstavek" so trije gumbi: pike, številke in seznam na več ravneh. Izberite "Seznam na več ravneh" ali pa kliknite puščico navzdol, da izberete seznam možnosti obrobe. Ustvarite lahko tudi svoje. Napišite parametre. Pojdite na naslednjo raven seznama na več ravneh s pritiskom na "Tab". za vrnitev pritisnite "Shift + Tab". Zapišite korake za usposabljanje in druge informacije, da razložite svojim zaposlenim, kako opraviti potrebne naloge pri delu.

   
   

2. Funkcije glave in noge v programu Word uporabite za dodajanje številk strani, vsebine odseka in naslova za vsako stran dokumenta. Glave in noge so pomembne vizualne reference za zaposlenega, da ve, kje je v priročniku za usposabljanje. Ko izvajate usposabljanje, vam dodajanje številk na strani pomaga, da določene strani povežete z nekaterimi temami. Kliknite »Vstavi zavihek«, nato v razdelku »Glave in noge« izberite »Glava«. Imeli boste možnosti za sloge glave ali pa ustvarite svoje. Glava se prikaže na vsaki strani vašega priročnika ali pa jo spremenite tako, da se prikaže le na nasprotnih straneh, tako da vaš priročnik sledi vrstici knjige. Noge so prikazane na dnu strani in se običajno uporabljajo za prikaz števila strani, datumov in podatkov o uporabniku. Kliknite "Noga" v razdelku Glave in noge in kot ste to storili prej, lahko izbirate med več vrstami.

3. Dodajte ovitek za razlikovanje gradiva za usposabljanje od drugih predmetov, ki jih dostavite svojim zaposlenim, kot je vodnik za zaposlene. V razdelku Strani ustvarite lastno platnico tako, da kliknete »Vstavi zavihek« in nato »Pokrivaj«. Videli boste različne sloge zajema, ki jih lahko izberete ali celo ustvarite svoje. Dajte svojemu priročniku opisni naslov; vključiti datum nastanka in avtorje, saj so ti priročniki pogosto izdelani v skupini.

   
   

4. Dodajte glave, ki vam bodo pomagale ustvariti kazalo vsebine za vaš dokument o vadbi. To tudi pomaga organizirati vizualno, da olajša uporabo vašega zaposlenega. Ustvarite različne sloge naslovov za vsak predmet z vnaprej ustvarjeno obrobo (ta naslov ni enak tistemu na vrhu strani). Slogi glave so slogi pisav, ki jih uporabljate za označevanje različnih odsekov za usposabljanje in tudi za različne pododdelke.

   Če pišete priročnik o tem, kako pisati poslovno korespondenco, bi moral biti vaš naslov 1 "Kako napisati poslovno pismo", podnaslov pa bi lahko bil "Kaj vključiti". Za označevanje naslovov 1 in 2 izberite »Domov« in v razdelku slogov boste videli številne različne sloge, ki jih lahko izberete, vključno z naslovom 1, naslovom 2, legendo itd. Izberite želeno besedilo kot prvo glavo 1 in kliknite na razdelek "Glava 1", da označite njegov pomen. Kliknite naslednji razdelek, da ustvarite glavo 2. Sledite vsem robom tako, da izberete glavo 1 in 2. Te bodo vključene v kazalo vsebine, ko boste končali.

5. Dodajte kazalo vsebine (TOC), ki bo zaposlenemu pomagal najti informacije, ki jih morda potrebujejo, kadar je to primerno. Če ste v dokument že dodali primarne in sekundarne glave, dovolite Wordu, da dela in ustvari TOC za vas. Kliknite na začetek dokumenta, kjer želite, da se prikaže TDC (običajno po naslovnici) in v razdelku z naslovom kliknite "Reference" in nato "Kazalo vsebine". Videli boste seznam samodejnih tabel, ki jih lahko uporabite. Kliknite eno od samodejnih izbir in vaš TDC se mora prikazati z vnaprej izbranimi glavami.

6. Organizirajte svoje naslove in dele svojega priročnika za usposabljanje po korakih. Zadnji in najpomembnejši del priročnika mora biti indeks. Bolj ko je indeks popoln, študent bo lažje kasneje najti odgovore na številko strani. Če želite ustvariti indeks, izberite besedo, ki jo želite vstaviti. Kliknite »Reference« in nato »Mark In« še naprej za vsak element, ki ga želite dodati indeksu. Ko končate, se pomaknite navzdol do konca svojega priročnika za usposabljanje in dodajte indeks, tako da kliknete »Reference« in nato »Vstavi indeks«.

7. Preverite črkovanje in shranite datoteko.Ko ustvarite prvi priročnik za usposabljanje, ga lahko ustvarite kot predlogo za druge priročnike, tako da kliknete »Odpri«, nato »Shrani kot«, ko se v pogovornem oknu v razdelku »Shrani kot vrsta« klikne na puščico navzdol in izberite "Word template (.dotx)" in nato lahko svoje delo ponovno uporabite v drugih priročnikih za usposabljanje.

Kako

• Dodajte grafike in druge ilustracije, da boste zaposlenim pomagali razumeti, kaj pišete.
• Vse informacije, uporabljene v tem priročniku, preverite vsaj z eno osebo, preden jo predate zaposlenim.
• Word 2003 in 2007 imata različne vmesnike. Čeprav se ti namigi nanašajo na Word 2007, so iste funkcije v Word 2003.

Kaj potrebujete

• Microsoft Word 2007